Przez lata wokół delegowania zadań narosło wiele mitów, wiele przekonań, które powstrzymują Cię przed uzyskaniem efektów, na jakie zasługujesz. Dlatego wspaniale, że jesteś teraz tutaj i czytasz te słowa. Dzięki temu dostrzeżesz nowe możliwości, jakie możesz zyskać, zaczynając skutecznie delegować.
No właśnie, zanim przejdziemy do mitów, to, czemu w ogóle mamy delegować zadania?
Każda osoba ma tylko 24 godziny na dobę, jest to coś, co wiemy i co jest powtarzane nam ciągle.To z czego nie zawsze zdajemy sobie sprawę, to że naszym największym zasobem w tym czasie jest praca innych osób. Tylko osoby pracując dla nas lub z nami mogą rosnąć i stawać się coraz lepsze. Wszystko inne traci na wartości.
Jeśli my jako osoby na stanowiskach szefów, dyrektorów czy managerów, nie potrafimy w pełni skorzystać z ogromnych umiejętności osób nas otaczających, to również tracimy na wartości. Będąc na tych stanowiskach, naszą pracą staje się zarządzanie ludźmi, gdy tego nie robimy, nie wywiązujemy się z naszych obowiązków. Krótko mówiąc, tracimy pieniądze, czas, relacje, status oraz często pozytywne emocje.
Wiem, że zarządzanie bywa ciężkie, bo sam pracowałem z różnymi zespołami, do tego pomagałem różnym przedsiębiorcą w zarządzaniu firmą i ludźmi. Jednak wiem jedno. Dobrych wyników nie da się osiągnąć samemu. Trzeba nauczyć się delegować.
Dlatego. Przedstawiam 7 mitów delegowania zadań.
Mit delegowania #1: Brak czasu na delegowanie
Podobnie jak z tworzeniem procedur, panuje przekonanie, że nie ma czasu na delegowanie zadań. Wszystko trzeba zrobić na już. Tylko jak sądzisz, skąd wynika ten brak czasu?
Często wydaje nam się, że wydelegowanie zadania wymaga ogromnych zasobów czasu. Gdy jednak policzymy, ile czasu marnujemy za każdym razem, gdy robimy coś sami, to nagle okazuje się, że bardzo szybko inwestycja w delegowanie się zwraca.
Niestety, to, że brakuje nam czasu, wynika z braku delegowania. Należy jednak pamiętać, że dobre delegowanie to sztuka, trzeba to robić z głową, a wtedy inwestycja bardzo szybko się zwraca.
Mit delegowania #2: Pracownikom brakuje umiejętności
Drugim popularnym mitem delegowania jest stwierdzenie, że pracownikom brakuje umiejętności. Wydaje nam się, że zatrudnione przez nas osoby, nie poradzą sobie z zadaniami, które im powierzymy. Ten mit trzeba rozpatrzyć w dwóch płaszczyznach.
Po pierwsze, jeśli nie dajesz opcji pracownikom na rozwinięcie swoich umiejętności, to jak mają je nabyć? Cała sztuka delegowania polega na dawaniu zadań trudnych, ale osiągalnych. Czasami możemy wyjść od tych prostszych, by potem zwiększać poziom zaufania.
Po drugie. Pytanie, jak dobrze określiłeś wymagania pracy. Bez odpowiednich wytycznych i przez błędy komunikacyjne często możemy zrozumieć coś zupełnie inaczej niż autor. To prowadzi do nieporozumienia w postaci źle wykonanej pracy.
Mit delegowania #3: Jeśli ma to być zrobione dobrze, to muszę zrobić to sam
Kolejny bardzo częsty mit, to przekonanie, że trzeba robić rzeczy idealnie i samemu. Brian Tracy w swojej książce stwierdza, że jeśli ktoś potrafi zrobić coś, co najmniej w 70% tak samo dobrze, jak Ty, to może to zrobić.
Kierowanie się perfekcjonizmem w większości spowalnia pracę. W większości 70% to poziom, który w zupełności wystarcza. Kierowanie się tą zasadą zwalnia Twoje, czyli najważniejsze zasoby, które mogą skupić się na ważniejszych rzeczach.
Mit delegowania #4: Inni pomyślą, że deleguje, bo tego nie umiem
Często menedżerowie i właściciele to osoby, które wcześniej pracowały na stanowiskach, których zadaniem było zrobienie czegoś. Zmiana myślenia, że zadaniem jest zarządzanie ludźmi, bywa trudne. Naszych wyników pracy nie widać tak mocno.
Tu pojawia się obawa, że teraz gdy nie widać aż tak naszej pracy to inni pomyślą, że mało umiemy. Delegujemy, a sami nic nie robimy, nic nie potrafimy.
Prawda jest jednak zupełnie inna. Osoby pracujące dla nas szukają przewodnika, osoby, która wskaże im, co mają zrobić, a nie wykona to za nich. Umiejętność dobrego delegowania zadań jest kluczowa i jest mocno dostrzegalna, gdy robimy to dobrze.
Mit delegowania #5: Skoro na czymś się znasz to powinieneś zrobić to sam
Wielokrotnie to, co jest delegowane wcześniej, zostało przez Ciebie opanowane w stopniu mistrzowskim. Poświęciłeś wiele godzin na zrozumienie i nabranie doświadczenia. Problem, a dokładniej pułapka polega tutaj na tym, że łatwo jest nam pracować nad czymś, co znamy. Dużo ciężej jest oddać to komuś innemu a samemu uczyć się nowych rzeczy.
Reguła, która powinna Ci przyświecać, polega na delegowaniu wszystkiego, co już opanowałeś. A samemu uczenie się nowych rzeczy. W końcu jesteś liderem i powinieneś być zawsze wzorem w postaci osoby chcącej się rozwijać.
Mit delegowania #6: Muszę najpierw sam się nauczyć, by potem delegować
Ten mit jest trochę związany z naszą historią. Przez lata panowało przekonanie, że trzeba się znać na wszystkim. Jednak współczesny rozwój technologii czy ogólnie rozwój świata sprawia, że wiedza ogólna nigdy nie jest dobra. Można mieć wiele specjalizacji, jednak nie da się wiedzieć wszystkiego.
To, co jednak jest ważne, to potrafienie stwierdzić komu warto zaufać. Delegowanie rzeczy, których nie rozumiemy, jest sztuką. Sztuką przejrzenia osoby po drugiej stronie czy naprawdę zna się na tym, o czym mówi.
Tutaj mogę polecić weryfikowanie informacji w kilku źródłach. Bo często te osoby najbardziej pewne siebie mogą mieć najmniej doświadczenia. Ja często to słyszę, jak ktoś opowiada o pozycjonowaniu, a ja mam 11 lat doświadczenia w robieniu tego. Udaje, że to dla mnie nowość i weryfikuje czy dana osoba cokolwiek wie. Jeśli nie to odradzam to klientom. Dzięki temu spokojnie już zaoszczędzili setki tysięcy.
Mit delegowania #7: Delegowanie jest kosztowne
Ostatni mit, który bardzo często się pojawia to koszta delegowania zadań. Ciągle myśli w kategoriach jak drogie jest delegowanie. Słysze ten tekst szczególnie u właścicieli małych firm. Takich do 20 osób.
Cały problem tego stwierdzenia sprowadza się do jednej rzeczy. Osoby tak mówiące nie liczą kosztów swojego czasu.
Pamiętam przykładowo, jak jeden właściciel sam pisał teksty do swoich social mediów. Poświęcał na to około 6 godzin w tygodniu. Przyjmując, że godzina jego pracy to 200 zł za godzinę — wiem mało jak na właściciela, ale dla łatwego liczenia. Mamy więc 1200 zł na tydzień. W miesiącu daje nam to około 4 800 zł.
Pomogłem tej osobie znaleźć copywriterkę, która za tą samą ilość postów w miesiącu brała 1 000 zł. Z jednej strony jest to dodatkowy koszt w postaci 1 000 zł w miesiącu. Jednak gdy policzymy czas właściciel to nagle mamy 3 800 zł oszczędności w każdym miesiącu. Co daje w roku, oszczędność 45 600 zł. Duża oszczędność, prawda?
Jeśli więc policzysz swój czas, to nagle delegowanie jest mega oszczędnością. A jeśli potrzebujesz pomocy z tym, by ułożyć swój biznes, tak by mieć więcej czasu i jednocześnie zbudować stały wzrost, to zapraszam Cię na coaching biznesowy. Podczas naszych spotkań stworzymy powtarzalny model, który już wielokrotnie sprawdzi się na rynku polskim.
Mam wrażenie, że wiele z tych punktów “ociera” się perfekcjonizm. Co o tym myślisz Przemek ?
Zdecydowanie, w szczególności punkt 3