2025 był rokiem AI. Wiele osób załapało się właśnie na ten boom, wykorzystując jego możliwości do rozwoju firmy. Natomiast to, co zauważył biznes to fakt, że można wykorzystać AI do czegoś więcej.
Dlatego 2026 będzie rokiem, w którym będziemy najczęściej mówić „automatyzacja procesów”. Nie mówimy tu tylko o automatyzacjach właśnie AI-owych, ale automatyzacjach na zasadach pozbądźmy się rzeczy powtarzalnych, zajmujących na czas. Rzeczy, które są do zrobienia, ale niekoniecznie ktokolwiek ma ochotę je wykonać.
Właśnie dlatego pomyślałem, że zbiorę sześć najczęściej występujących automatyzacji, których jestem pewien, że w 2026 roku zdominują biznes. Firmy będą wprowadzać to i będą zyskiwać przewagę.
Oczywiście od Ciebie zależy, czy tę przewagę wykorzystasz. Natomiast wierzę, że tym nagraniem pokażę Ci i zainspiruję do tego, żeby zrozumieć, w jakich obszarach warto wprowadzić automatyzację.
Automatyzacja procesów — klasyfikacja leadów
Na pierwszy ogień idzie automatyzacja związana z klientami. Jak wiemy, biznes nie może istnieć bez klientów. Stąd pierwszą rzeczą, którą warto zautomatyzować, jest kwestia pozyskiwania klientów, a dokładniej weryfikacja i dzielenie leadów.
W najprostszej formie może być to formularz, w bardziej zaawansowanej może być to sprawdzanie w internecie informacji o klientach np. ich strony, social mediów albo danych w CEIDG. Możemy iść też w kierunku bardziej lokalnych zasobów i zbieranie danych jak ta osoba poruszała się na naszych materiałach lub coś innego podobnego.
W prostym przykładzie:
- czy osoba potrzebuje w tym momencie Twojej usług,
- czy za jakiś czas,
- jaki ma budżet,
- czy produkty, których szuka, są dla Ciebie opłacalne, masz dużą marżowość na nich, czy może trochę mniej.
Mając te dane, wiesz w tym momencie, czy rzucić się na tego klienta i dać handlowcowi, czy może lepiej do innego klienta, który zgłosił się, potrzebuje na już produkt, który masz dużą marżowość i w tym momencie wiesz, że na nim zarobisz więcej.
Klasyfikacja leadów to najprostsza rzecz, którą potrzebujesz po to, żeby najlepszych handlowców, najlepsze osoby w twojej firmie nie dawać do osób, które nie dadzą ci odpowiedniej ilości zwrotów, więc zacznij od tego.
Automatyzacja procesów — zarządzanie spotkaniami
Druga opcja, która jest również bardzo ważna, bo mówimy o kwestii spotkań. A w każdej firmie spotkań jest sporo.
Tu mamy dwie automatyzacje.
Po pierwsze planowanie. Możesz zarządzać lepiej tym, jak wyglądają spotkania, czy to z ledami, czy z pracownikami.
Upewniać się poprzez np. wysłanie wiadomości, e-maila lub push notyfikacji, czy dana osoba się zjawi, żeby nie marnować tych pięciu, dziesięciu minut na czekanie, jeśli kogoś nie będzie.
A może ktoś chce przełożyć? No to automatycznie wysyłasz link do zmiany terminu. Ty nie czekasz, nie tracisz czasu.
Dodatkowo agent AI może lepiej poukładać twój dzień. Dlaczego?
Bo jeśli widzi, jakie masz wolne sloty może sugerować je w taki sposób, by mocniej ich zachęcić do wybrania tych slotów, które będą prowadzić od spotkania do spotkania. Ile czasu możesz zyskać, układając czas tak, że masz spotkanie po spotkaniu.
Wolny czas możesz poświęcić do domknięcia innych zadań. Bo udowodniono, że jeżeli skupiasz się na jednym zadaniu, to szybciej go skończysz, niż gdy musisz do niego wracać wielokrotnie.
Najprostszą wersję automatyzacji do zarządzania kalendarzem omówiłem na moim filmie używając n8n. Automatyzacja kalendarza w n8n.
Automatyzacja procesów — generowanie dokumentów
Tu idziemy do kwestii numer 3, czyli generowania różnego rodzaju materiałów.
Czy mówimy tu o:
- fakturach,
- ofertach,
- umowach,
- dokumentach typu raporty.
To wszystko może zrobić dla Ciebie automat.
Ty wpiszesz proste rzeczy w formularz, on generuje dokument, a następnie wysyła do klienta. Nawet nie trzeba tutaj podpinać AI, to jest wszystko automatyzacja, na zasadzie, jeśli A to B, jeśli B to C, a z C w zależności od tego, co chcemy, no to wychodzi ścieżka D albo E.
Te rzeczy nie potrzebują, nie wiadomo czego. Często rozpisanie tego i zaplanowanie nawet kawałeczka kwestii dokumentacji, generowania ofert już zaoszczędzi Ci masę czasu. Ile czasu tracisz na to, żeby wygenerować albo podmienić rzeczy obecnie w ofertach, umowach, a może jeszcze gdzieś indziej.
Więc trójeczka, czyli generowanie rzeczy zdecydowanie takie.
Automatyzacja procesów — cold mailing
Czwarta automatyzacja, która jest w tym momencie w mojej topce, dlatego, że daje najlepszy zwrot z inwestycji, to jest cold mailing.
Zaczynamy od automatycznego zbieranie maili, na przykład z Google Maps, panoramy firmy, czy innych miejsc. Wszystko tutaj zależy od branży oraz Twoich potrzeb.
Następnie wysyłanie trzech maili. Najlepiej się sprawdza trzy maile potwierdzone. Na pierwszy mail mało kto odpowiada, na drugi więcej, na trzeci najwięcej. Pod warunkiem oczywiście, że jest to dobrze zaprojektowane.
Możemy cały proces zrobić automatycznie np. odpalany każdego dnia tygodnia o wybranej godzinie albo pół automatycznie, czyli przycisk wyślij i wysyłane są maile, które powinny być wysłane.
Wersja półautomatyczna daje nam większą kontrolę i łatwiejszą opcję sprawdzenia na początku czy wszystko działa poprawnie.
Najczęściej spotykanymi automatyzacjami są automatyzacje oparte na N8N lub Make.com. Jeżeli jednak woli opcje bardziej gotową od razu, ale z mniejszą możliwość dostosowania to świetną opcją jest WoodPecker.
Automatyzacja procesów — onboarding
Idąc do kolejnego, czyli piątego punktu, mamy onboarding. Może być on wykonany dla klientów albo pracowników.
Standardowo rozpoczynając pracę, muszą być wykonane pewne rzeczy. Na przykład zapytać o dostęp, albo dać w ogóle dostęp, w zależności czy mówimy o kliencie, czy o pracowniku.
I tutaj wchodzi kwestia automatyzacji procesu. System automatycznie wysyła zapytanie o dostęp. Sprawdza na bieżąco czy wszystko jest już dostępne. Czy może trzeba coś jeszcze.
Klient czuje się mega zaopiekowany, bo od razu po tym, jak rozpoczęła się współpraca, otrzymuje informacje.
Onboarding must have każdej firmy. Bez tego nie da się w tym momencie ruszyć z biznesem, żeby klient wiedział, że coś się dzieje.
Dlaczego jest to takie też ważne?
Lubimy jak, od razu coś się dzieje. Gdy piszemy do kogoś, chcemy od razu odpowiedź. Jak mamy czekać tydzień na cokolwiek, to w tym momencie czujemy, że coś jest nie tak – nie jesteśmy zaopiekowani. W głowie pojawia się myśl: ta firma może nie dowodzić.
Stąd automatyzacja w onboardingu zdecydowanie musisz to wdrożyć w 2026.
Automatyzacja procesów — opinie i rekomendacje
I przechodzimy do ostatniej, ale równie ważnej automatyzacji, czyli proszenie o opinię, proszenie o kontakty do następnych osób.
Nikt nie lubi tego robić, ponieważ kulturowo po dobrej pracy nikt nasz nie nauczył do chwalenia się. Stad powiedzenie “Zrobiliśmy świetną robotę, może opinia, może polecić nas dalej?”, nie przychodzi nam łatwo do wypowiedzenia.
Na koniec projektu albo w pewnej fazie końcowej możemy mieć przygotowaną automatyzacje. Zmieniasz status projektu i automatyzacja procesu odpala się natychmiast. System pyta, czy nie ma kogoś ze znajomych, którzy też mogą potrzebować tego, co oferujesz.
Proste rzeczy, które można zrobić, zautomatyzować po to, żeby nie płacić za kolejne reklamy, kolejne rzeczy, tylko mieć automatyzację. Przecież sam wiesz, że łatwiej zyskać nowych klientów z polecenia.
Automatyzacja procesów — podsumowanie
Rok 2026 będzie zdecydowanie rokiem automatyzacji. Jak widziałeś, można automatyzować procesy, które dobrze znasz i które zajmują Ci ogromną ilość czasu.
To, co mogę polecić to fakt, że nie trzeba wdrażać wszystkiego na raz. Daj sobie czas na przemyślenie tego. Spróbuj poszukać w internecie większej ilości informacji, jeżeli potrzebujesz.
Bo skoro to czytasz, to wiesz, że współczesny biznes wymaga zmian.
