Właściciele firm są niezwykle zajętymi osobami. Mają na głowie wiele elementów firmy od projektowania produktów, przez tworzenie wizji po różne mniejsze sprawy. Jeśli dodamy do tego ograniczoną ilość godzin, to opisywanie tego, jak ma działać firma, spada na koniec listy zadań. Tak jest do chwili, gdy odejdzie pracownik, który jako jedyny wiedział jak jakiś element firmy działa. Nagle pojawia się złość, stres i brak osoby, która mogłaby pomóc.
To jest częsty problem, który spotykam na konsultacjach i podczas rozmów ze znajomymi, którzy prowadzą biznes. Często zapominamy o tym zagrożeniu, do chwili, gdy jest już za późno. Dlatego, jeśli to czytasz, to chce Cię uprzedzić o tym, że warto udokumentować procedury i spać spokojniej.
Co warto dokumentować?
Zatrzymaj się teraz i zastanów się jakie obszary firmy powinny jako pierwsze mieć udokumentowane działania. Gdzie jest najważniejszy element? Co jest wymagane, by Twój biznes na pewno działał? Gdzie ostatnio działa się sprzedaż, w której nie brałeś udziału? Gdzie są zapisane podstawowe informacje, które są potrzebne? Czy są procedury obsługi klientów takie jak zwroty, czy reklamacje? Kto ma dostępy do różnych kont i jak ma dać je innym?
To tylko kilka przykładowych pytań, które pomogą Ci w stworzeniu listy rzeczy, które powinny być udokumentowane.
Zacznij od spisywania szkoleń
Wiem, że nie jest to proste zadanie … jednak spisywanie tego, czego uczysz swoich pracowników, jest dobrym startem. A co fajne zawsze można to potem rozszerzać w zależności od potrzeb.
Jest to nie tylko świetny sposób do zachowania wiedzy, ale również okazja, by pokazać pracownikom, jak wygląda profesjonalne podejście w Twojej firmy. Już od pierwszego dnia pracownik wie, że w razie pytań ma opcje łatwego znalezienie rozwiązania problemu.
Jeszcze jeden plus to, że im szybciej pracownik zostanie wdrożony, tym szybciej zacznie przynosić wartość dla firmy. A mając świadomość, że jest nagranie, do którego może wrócić, dużo spokojniej i szybciej zacznie pracować.
Jak powinna być przechowywana dokumentacja?
Przede wszystkim upewnij się, że Twoje dokumenty mają kopię zapasową. Wielokrotnie spotkałem się z problemem, gdy coś zrobił, a potem w wyniku jakiegoś problemu to zaginęło. Więc pamiętajmy, by robić kopie.
Druga ważna rzecz to dostęp. Ja preferuje tworzenie grup i dodawanie całej grupie dostępu. Oszczędza to mocno czas, bo nie trzeba do każdego dokumentu dawać dostępu, tylko dodajemy osobę do grupy i już gotowe. Szybko i przyjemnie.
Warto się też upewnić, że prywatne pliki są prywatne. Nie zawsze chcemy, by klienci widzieli wszystkie nasze pliki. Dlatego warto też to przemyśleć.
Pokaż wartość zespołowi
I upewnij się, że każda osoba w firmie wie, jak ważne jest dokumentowanie pracy. Pracownicy powinni mieć godziny przeznaczone właśnie na te działania. Dzięki temu będą pewni, że jest to część ich obowiązków.
Pamiętajmy, że aktualizacja procedur jest równie ważna, jak ich tworzenie. Więc stałe godziny na ich tworzenie na pewno będą przydane. Stworzenie procedur nie tylko odciąży Ciebie, ale również Twoich pracowników. Więc warto zadbać o to by zawsze były jak najbardziej aktualne.
… jednak pamiętaj, by nie przesadzić
Powiedzmy sobie szczerze, nie chcesz nagle zablokować firmy przez procedury. Powinny one być na tyle ogólne, by były jak kierunkowskaz jednocześnie zostawiając miejsce na usprawnienia i testowanie. Chcesz, by Twoi pracownicy czuli, że mogą wnieść do firmy swoje trzy słowa.
Wiem, że w tej chwili możesz mieć w głowie myśl, że nie masz na to czasu. Jednak tak jak wspomniałem na początku lepiej to zrobić teraz, niż żałować, gdy coś się stanie. A dla osób, które zignorują to ostrzeżenie, to proszę nie narzekać, gdy nagle coś się stanie i trzeba będzie nagle wydłużyć Twoją dobę.
