Zarządzając ludźmi jako np. manager czy dyrektor masz ogromny wpływ na ich efektywność oraz motywacje. Jedną z kluczowych umiejętności, którą musisz opanować, by robić to dobrze, jest delegowanie zadań. Nie mówimy tutaj o prostym przekazywaniu obowiązków, ale o strategii budowania silnego zespołu, który wspólnie dąży do osiągnięcia celów firmowych.
Niestety, nikt nigdy nie pokazał nam jak to robić i przez to często popełniamy straszne błędy. Zamiast więc uczyć się na nich po ich wykonaniu, nauczymy się przed. Dzięki temu zaoszczędzimy masę czasu i jeszcze więcej nerwów.
Błąd 1:
Niejasne definiowanie zadań i oczekiwań
Jednym z najczęstszych błędów, które widziałem w swojej karierze coacha biznesowego, jest niejasne komunikowanie oczekiwań. Kiedy zadania nie są jasno określone, pracownicy mogą czuć się zdezorientowani i zdemotywowani.
Na dodatek wielu pracowników ma tendencje do ukrywania tego faktu przed przełożonym. Nakręcamy więc spirale problemów i złości. Bo nagle jesteśmy źle na pracownika, pracownik zamyka się w sobie i tym bardziej potem nie dopytuje.
Kluczowe jest, aby przed delegowaniem zadania dokładnie omówić jego cele, oczekiwane wyniki, terminy i wszelkie istotne szczegóły. Dobre praktyki komunikacyjne, takie jak regularne spotkania i sprawdzanie postępów, są niezbędne, jeśli chcemy uniknąć tego błędu.
Błąd 2:
Brak zaufania do pracowników
Skuteczne delegowanie zadań wymaga zaufania do pracownika. W końcu pracownik staje się odpowiedzialny za to, by wykonać powierzone mu zadanie. Menedżerowie często tracą kontrolę nad procesem, ponieważ boją się oddać odpowiedzialność. Jednak nadmierne kontrolowanie i brak zaufania mogą prowadzić do frustracji w zespole i obniżać ich motywację.
Zaufanie buduje się poprzez stopniowe przekazywanie odpowiedzialności i dawanie pracownikom przestrzeni do wykazania się. Dobrą praktyką jest dawanie najpierw prostych zadań, by z czasem całkowicie powierzać im bardzo znaczące zadania.
Warto tu podkreślić, że zaufanie i sprawdzanie progresu to dwa różne zagadnienia. O samym sprawdzaniu procesu, na pewno za jakiś czas powstanie cały artykuł.
Błąd 3:
Niewłaściwy dobór osoby do zadania
Skuteczne delegowanie wymaga również umiejętności dopasowania zadania do właściwej osoby. Błędem jest przydzielenie zadania komuś, kto nie posiada odpowiednich umiejętności lub doświadczenia. Zrozumienie mocnych stron i słabości członków zespołu, a także ich zainteresowań i aspiracji, jest kluczowe w efektywnym delegowaniu.
By zabezpieczyć się przed tym błędem, polecam stworzenie archiwum, w których trzymamy informacje o pracownikach. Ułatwi to dopasowanie zadań do odpowiednich osób, ale również będzie przydatne w kwestii motywowania pracowników. Ogólnie im więcej wiemy o kimś, tym łatwiej jest nam zbudować zaufanie.
Błąd 4:
Ignorowanie feedbacku i potrzeb zespołu
Kolejnym błędem jest ignorowanie feedbacku i potrzeb zespołu. Komunikacja dwukierunkowa jest niezbędna do budowania zaufania i efektywnego zarządzania. Jako osoba odpowiedzialna za zespół aktywnie słuchaj tego, co mają do powiedzenia, reaguj na ich uwagi i a następnie na podstawie informacji wprowadzaj zmiany w planie.
Pamiętaj, że jeśli pozwolisz na otwartość w zespole, dużo szybciej dowiesz się o potencjalnych problemach. Każdy z nas się myli i każdy ma swoje potrzeby. To od Twojego nastawienia zależy co zrobisz z tymi informacjami, oraz czy następnym razem usłyszysz o nich.
Błąd 5:
Brak wsparcia i zasobów dla zespołu
Nie możesz oczekiwać, że pracownicy będą skuteczni w realizacji zadań, jeśli nie zapewnisz im odpowiednich narzędzi i wsparcia. Brak zasobów i wsparcia może prowadzić do frustracji i nieefektywności. Ważne jest, aby menedżerowie zapewnili swoim zespołom wszystko, co jest potrzebne do wykonania powierzonych im zadań.
Pamiętaj, że narzędzia mają ułatwiać prace. Nic tak nie frustruje, jak coś, co ciągle nie działa, a mimo to trzeba tego używać. Działa to też w drugą stronę, Ty jako osoba odpowiedzialna za zarządzanie też potrzebuje odpowiednich narzędzi. Warto więc się tutaj zabezpieczyć i w razie potrzeby znaleźć odpowiednie narzędzia albo zapytać o nie przełożonych.
Błąd 6:
Nieumiejętne zarządzanie zmianą
Zarządzanie zmianą jest nieodłącznym elementem skutecznego delegowania. Nieumiejętne wprowadzanie zmian może prowadzić do oporu wśród pracowników i obniżenia ich zaangażowania. Skuteczni menedżerowie potrafią komunikować zmiany w sposób przejrzysty, angażując zespół i wyjaśniając przyczyny oraz korzyści płynące z nowych zadań.
Osobiście uważam, że najlepszym podejściem jest podejście ewolucyjne zamiast rewolucyjnego. Jeśli za dużo rzeczy wprowadzimy na raz to możemy napotkać nie tylko na opór przed zmiana, ale również zagubienie.
Przypomina mi się tutaj jeden z projektów, w których brałem udział. Zmieniano wtedy system raportowania zadań. W założeniu cały proces był dobry, wszyscy się na niego zgodziliśmy i szybko wprowadziliśmy. To, czego jednak nie przewidzieliśmy, to nie opór, ale złożoność zmian. Pracownicy potrzebowali czasu na prawidłowe przyzwyczajenie się do niego. Co zajęło dodatkowe zasoby, nieprzewidziane w pierwotnym planie.
Błąd 7:
Brak konsekwencji i odpowiedzialności
Ważnym aspektem delegowania jest też ustanowienie jasnych oczekiwań dotyczących wyników. Osoby zarządzające muszą być konsekwentne w monitorowaniu postępów i egzekwowaniu odpowiedzialności. To wymaga regularnych przeglądów, ocen i odpowiedniego reagowania na wyniki – zarówno pozytywne, jak i negatywne.
Świetnym pomysłem jest wprowadzenie w firmie kultury spotkań, w których prezentowane są obecne wyniki działań. Często takie spotkania są codziennie albo przynajmniej raz w tygodniu. Uczy to wszystkich, że postęp jest naturalnie sprawdzany.
Podsumowanie:
Jak unikać błędów i doskonalić umiejętności delegowania
Aby uniknąć tych błędów, konieczne jest ciągłe rozwijanie umiejętności komunikacyjnych, budowanie zaufania i dostosowywanie stylu zarządzania do potrzeb zespołu. Regularna samoocena i feedback od zespołu mogą znacząco pomóc w doskonaleniu tych umiejętności.
Takich frazesów na pewno słyszałeś już wiele. Natomiast to, co ja uważam za najważniejsze, to próbowanie i niepoddawanie się. Proces delegowania nie jest prosty. Często wymaga od nas zaufania i odsłonięcia się. To trochę jak z byciem rodzicem. Nie możemy wszystkiego robić za dzieci, bo nie wyrosną na świadomych i pracowitych dorosłych.
Czasem się przewrócimy, czasem poniesiemy porażkę, ale pamiętajmy, że na końcu osiągniemy sukces.
Krok w stronę skutecznego lidera
Zarządzanie to ciągła nauka i adaptacja. Jeśli chcesz dalej rozwijać swoje umiejętności delegowania i zarządzania, rozważ coaching biznesowy. Jako doświadczony coach, mogę pomóc Ci zidentyfikować obszary do rozwoju, opracować strategie i pracować nad konkretnymi umiejętnościami, które pozwolą Ci stać się skuteczniejszym liderem.
Skontaktuj się ze mną, aby dowiedzieć się więcej i umówić się na sesję coachingową. Razem możemy pracować nad Twoim sukcesem i sukcesem Twojego zespołu.
Pozdrawiam,
Przemysław Olesiński
