Prowadząc biznes, chcesz by działał jak najlepiej. Wyznaczasz więc cele, kpi i je realizujesz. Wszystko idzie zgodnie z plantem, gdy nagle …
Pojawia się problem, bo coś nie idzie zgodnie z planem. Co jest powodem? Jak sobie poradzić z tym problemem?
Rozwiązaniem jest problem solving, znany z metodologii Lean. Gdzie zamiast emocji, podchodzimy do problemu procesowo, co wspiera zaangażowanie i zwiększa skuteczność.
Proces zamiast emocji
Jak wspomniałem problem solving pozwala nam rozwiązywać nasze problemy w oparciu o proces, zamiast wchodzenia w emocje. Jest to genialne podejście, które omija ego i potrzebę bycia ekspertem świadomości emocjonalnej. A nie oszukujmy się, często, gdy w grę wchodzą emocje, to tworzymy kolejny problem albo eskalujemy te, które już są.
Proces rozwiązywania problemów daje nam jasne informacje oparte na faktach, co tak naprawdę może być problemem. A następnie dzięki umiejętności twórczego rozwiązywania problemów, możliwe wyjścia z obecnej sytuacji.
Co bardzo ważne w obecnych czasach, rozwiązania proponowane są przez pracowników. Uczymy ich tego, że ich zdanie jest ważne, więc warto wykazać się inicjatywą. To dalej prowadzi do przywiązania do firmy, a potem do większej efektywności.
Jak zacząć z problem solving?
Problem solving składa się z wielu metod rozwiązywania problemów. W najprostszych problemach możemy użyć prostej metody 5 razy dlaczego. W bardziej zaawansowanych problemach możemy potrzebować już nie tylko prostego rozwiązania na spotkaniu, ale właśnie osobnych spotkań – na ogół trzech. Wtedy mówimy o grupie problem solvingowej, która składa się z osób, których problem dotyczy i które są ważne do rozwiązania danego problemu.
Ja skupie się tutaj na średnich problemach, które właśnie potrzebują dłuższego procesu rozwiązywania problemów. Jest to najczęściej spotykana opcja i można ją łatwo zastosować zarówno w mniejszych, jak i większych problemach.
Grupa problem solving
W bardziej zaawansowanych problemach potrzebujemy zespołu problem solving. Są to osoby, które są powiązane z problemem i mające wiedzę, potrzebną do rozwiązania problemu. Dodatkową osobą jest moderator spotkania.
Częstym błędem jest angażowanie osób, które nie są bezpośrednio związane z problemem, ale np. zajmują wysokie stanowisko w firmie. Najczęstszą konsekwencją tego jest skupienie się na opinii, a nie faktach. Co dalej prowadzi do błędnych rozwiązań, o ile w ogóle zostaną jakieś wypracowane, które działają.
Co do samej ilości osób to badania pokazują, że najlepiej, aby grupa składała się z sześciu osób. Pięciu biorących udział w spotkaniu oraz moderatora. Większe grupy mogą oznaczać, że w rozwiązanie problemu są zaangażowane osoby, które nie koniecznie powinny brać w tym udziału. Oczywiście to tylko sugestia, a nie złota zasada. Znalezienie rozwiązania problemu powinno być naszym priorytetem.
Ostatnią osobą, na której warto się skupić, jest moderator. Jest to bardzo ważna funkcja. Jego kluczową umiejętnością jest niepodpowiadanie a właśnie prowadzenie spotkania. Oznacza to, że najlepiej by taka osoba nie była bezpośrednio związana z problem.
Zmiana tonu głosu, mikro tiki albo specjalne zadawanie pytań przez moderatora mogą prowadzić do błędnych rozwiązań. To grupa ma znaleźć rozwiązanie problemu, a nie sam prowadzący.
UWAGA!
Z własnego doświadczenia wiem, że wiele firm w Polsce ma problem z zaangażowaniem pracowników, by aktywnie brali udział w takich spotkaniach. Wynika to z dotychczasowej polityki firmy. Wtedy i tylko wtedy moderator może sugerować swoje rozwiązania, by zachęcić inne osoby do zgłaszania swoich pomysłów.
Skutecznego rozwiązywania problemów nie da się nauczyć z dnia dzień w całej firmie.
Świetną umiejętnością, która pomaga w takich sytuacjach, jest również umiejętność zadawania pytań coachingowych. Tutaj mogę polecić książkę “The Coaching Habit” autorstwa Michael Bungay Stanier.
Proces rozwiązywania problemów
Mamy już grupę, pytanie co robimy dalej? Jak zapewne już wiesz, jestem osobą, która preferuje podejście procesowe. Mamy więc następujące kroki:
- Zdefiniowanie problemu
- Określenie przyczyny problemu (fakty nie opinie)
- Określenie potencjalnych rozwiązań
- Wybranie najbardziej prawdopodobnego rozwiązania
- Wdrożenie
- Sprawdzenie wyników
- Zakończenie albo sprawdzenie następnej opcji
Przeglądając różne materiały na temat problem solving znajdziemy inne podziały na kroki. Metod problem solving jest naprawdę wiele. Jednak ogólny zamysł tego, jak wygląda proces, będzie bardzo podobny. Problem solving zapewnia nam bardzo intuicyjny proces, który na co dzień sprawdza się w tysiącach firm.
Na co uważać
Tak jak wspomniałem, dwoma najczęstszymi błędami, na które trzeba uważać, są osoby w grupie oraz to by moderator nie sugerował swojego zdania. Jednak to nie wszystko. Innymi rzeczami na, które trzeba uważać, są:
Krytykowanie sugerowanych rozwiązań. Jeśli chcemy zachęcić pracowników do aktywnego brania udziału w spotkaniach, nie możemy krytykować ich sugestii. Dużo lepszym rozwiązaniem jest po prostu zapisanie danej opcji. Jeśli rozwiązanie nie jest dobre, to na głosowaniu, które opcje sprawdzić nie zostanie ono na pewno wybrane.
Kolejną rzeczą, na którą trzeba uważać, jest zbyt szybkie wybieranie rozwiązania. Czasem uczestnicy spotkania są w gorącej wodzie kąpani i zanim dobrze zdążą przeanalizować całość, wybierają już rozwiązanie, które chcą spróbować. Najczęściej kończy się to potrzebą wrócenia do problemu i jeszcze raz przeanalizowania całości.
Problem solving realizowane w pośpiechu tak jak każda inna metoda nie działa za dobrze. Problem solving pomóc może tylko pod warunkiem, że robimy to z zamiarem realnego rozwiązywania problemów.
Umiejętność rozwiązywania problemów
Współczesny biznes potrzebuje szybko dostosowywać się do zmian. Oznacza to, że umiejętność poradzenia sobie z problemami jest kluczowa, by nie dać się wyprzedzić konkurencji.
Częstym rozwiązaniem jest zatrudnienie konsultanta, który doradza firmie jak się rozwijać. A następnie przeprowadzi szkolenia problem solving. Dzięki temu nie ograniczamy się tylko do teorii, ale właśnie do praktycznego rozwoju biznesu.
Już nie wystarczy dużo robić, obecne czasy wymagają od nas konkretnych strategii. Narzędzia problem solving są taką konkretną strategią.
